De komende tijd zal een groot deel van de kantoorwerkers gewoon thuisblijven. Toch vraagt de versoepeling van de coronamaatregelen om een visie op een nieuwe manier van werken. Wat als de medewerkers weer vaker naar kantoor komen? De verwachting is dat het kantoor van de toekomst om meer ruimte voor minder mensen vraagt.
"Wij volgen het advies van de overheid: werk zoveel mogelijk thuis", vertelt Guido Hagen. Als projectleider voor mobiliteitsbeleid bij ontwerp- en consultancy-organisatie Arcadis denkt hij mee over de vormgeving van het mobiliteitsbeleid van de toekomst.
Vergaderzalen opnieuw inrichten
In de nabije toekomst verandert er bij Arcadis relatief weinig. "We kunnen ons werk goed thuis doen, en dat blijft ook zo. Zolang wij zoveel mogelijk thuiswerken is er meer plek in het OV voor mensen met vitale beroepen,” zegt Hagen. Toch is het waarschijnlijk dat er meer Arcadis-medewerkers op kantoor willen werken, denkt Lars Dinnissen. "Voor sommige dingen is het heel belangrijk om elkaar in het echt te zien. Een brainstormsessie over een complex onderwerp of een gezamenlijke ontwerpsessie. Dan wil je elkaar in de ogen kunnen kijken. Voor dat soort creatieve samenkomsten moeten we ons kantoor zeker inrichten."
Lees ook ons interview met de directeur van Arcadis
Ook voor thuiswerkers kan er nog een en ander beter. “Je moet nadenken over digitaal overleg: hoe ondersteun je de verschillende soorten bijeenkomsten, van presentaties tot vergaderingen,” zegt Dinnissen. “Dat thuiswerken heeft ook voordelen: er is meer vergaderdiscipline en veel mensen werken efficiënter. Die voordelen willen we niet kwijtraken in de aankomende overgang.”
Dinnissen denkt als senior adviseur corporate real estate na over de beste inrichting voor kantoren. Hij is ook adviseur van de taskforce die Arcadis opzette rond corona-proof werken. In de anderhalvemetersamenleving zal iedereen meer ruimte nodig hebben. "Het acht uur achter een bureau zitten op kantoor is denk ik voorbij. Meer thuiswerken wordt de norm, en daar moet je ook je kantoor op inrichten als onderneming." Bij Arcadis betekent dat bijvoorbeeld een herinrichting van de vergaderzalen. Veel van de huidige vergaderkamers zijn met de anderhalve meter straks maar geschikt voor twee personen en zijn daardoor praktisch onbruikbaar voor bijeenkomsten. "Maar misschien kunnen we de indeling aanpassen zodat er grotere kamers ontstaan, waar nu meer behoefte aan is."
Voor sommige dingen is het belangrijk elkaar in het echt te zien
Dat betekent niet dat Arcadis op 1 juni allemaal nieuwe, grotere vergaderkamers heeft. "De eerste periode zal het inrichten van de anderhalvemetersamenleving veel zoeken zijn, met afgeplakte werkplekken, vaste looproutes en markeringen om ruimte te houden. Maar als de anderhalvemetersamenleving echt langer gaat duren en dit mogelijk het ‘nieuwe normaal' wordt moet je zeker naar andere oplossingen gaan kijken." Zo weet niemand wanneer er een vaccin tegen het coronavirus komt. Het kan nog lang duren. "Als je de komende jaren op anderhalve meter afstand van elkaar moet werken, wordt het tijd om meer structurele aanpassingen te doen aan het kantoor", denkt Dinnissen. En zelfs als de anderhalve meter afstand niet meer geldt, kan het zijn dat mensen vaker thuiswerken en er dus een andere inrichting van kantoren nodig is.
De duurzaamste vorm van reizen
Ook qua mobiliteit wordt afstand houden een grote uitdaging. Dat het gros van de medewerkers thuis blijft, scheelt enorm. Oók voor de duurzaamheid, weet Hagen. "Niet reizen is de duurzaamste vorm van reizen. Wat dat betreft ben ik blij dat de transitie naar meer thuiswerken goed ging. Ik hoop dat ook na de crisis mensen meer thuiswerken; als men een dag extra niet naar kantoor komt, scheelt dat heel veel CO2-uitstoot."
Arcadis liep al voorop in duurzaam vervoer van haar personeel. De ontwerp- en consultancy-organisatie heeft al haar kantoren bewust zo dicht mogelijk bij intercitystations in stadscentra gevestigd. Dat maakt het lastig om er met de auto te komen en te parkeren, waardoor de trein lonkt. Maar de drempel om de trein te nemen is nu net wat hoger, omdat afstand houden een uitdaging is en mondkapjes verplicht zijn.
Onderstaande infographic toont wat het beleid voor duurzame zakelijke mobiliteit Arcadis oplevert.
Op de elektrische fiets
"We hopen dat mensen straks weer veilig en gezond kunnen reizen. Daarvoor willen we goede afspraken maken, met onze medewerkers en met de NS. Buiten de spits reizen is bijvoorbeeld een goede optie", zegt Hagen. Ook Dinnissen hoopt dat dat mogelijk wordt. "Een hele dag op kantoor werken wordt lastig als je de drukte in OV wil vermijden. Dus dan kom je alleen voor een vergadering of brainstorm naar werk." Hagen denkt dat mensen vaker de (elektrische) fiets pakken. "30 procent van ons personeel woont in een straal van 15 kilometer van kantoor. Die kunnen met een elektrische fiets onbezweet naar werk komen. Dat is een heel duurzame oplossing." Voor de mensen die niet met de fiets kunnen komen en het OV liever nog even vermijden, heeft Hagen begrip. "De auto voelt veiliger, en zeker in deze tijden begrijp ik het als mensen liever zo reizen. Maar ook dan geldt: buiten de spits, om vitale beroepen ruimte te geven."
Nu blijkt dat thuiswerken bij veel organisaties werkt, zal het blijven
Toch hoopt Hagen dat de trein snel weer bruikbaar is. "Ik denk dat de meeste mensen eerst de kat uit de boom kijken; wachten tot duidelijk wordt hoe veilig het is. Als dat zo blijkt te zijn, durven steeds meer mensen de trein te pakken. Als de NS ook zekerheid kan bieden dat men betrouwbaar op de plek van bestemming komt en de capaciteit van de treinen weer opgevoerd wordt, staan wij te springen om de trein te gebruiken."
Terug naar kantoor?
De coronacrisis brengt de toekomst van duurzaam vervoer niet in gevaar, verwacht Hagen. Zo zal het wagenpark van Arcadis steeds meer elektrisch worden – net als alle andere wagenparken, aangezien vanaf 2030 nieuwe auto's elektrisch moeten zijn. En omdat niet-reizen de meest duurzame vorm van reizen is, kan de coronacrisis op dat vlak voor een versnelling zorgen. Zo stelt de Coalitie Anders Reizen dat veel werkgevers nu zoeken naar een nieuwe balans tussen werken op afstand en samen werken op kantoor. Op kantoorgebied zal er veel veranderen, vermoedt Dinnissen om die reden. "De vraag is of we ooit weer allemaal terug naar kantoor gaan. Ik denk het niet; nu blijkt dat thuiswerken bij veel organisaties werkt, zal het blijven. Ik sprak vroeger heel vaak managers die dachten dat hun personeel nog niet toe was aan veel thuiswerken. Nu blijkt het wel te kunnen." Maar dat sommige mensen soms naar kantoor moeten, is onvermijdelijk. Daarom verwacht Dinnissen dat het zaak wordt om de kantoorruimte die er is optimaal te gebruiken.
Het gaat in de verdere toekomst mogelijk over meer dan alleen afstand houden. "Als je minder mensen kan blijven onderbrengen, gaan de kosten per werkplek wel omhoog. Is het mogelijk om minder ruimte beter te gebruiken? Geen ondernemer wil betalen voor ruimte die hij niet efficiënt gebruikt," zegt Dinnissen. Daarom worden smart building-technieken (en daarmee energie-efficiëntie) belangrijker. Ook thuiswerken zal onderdeel blijven uitmaken van het werken in de toekomst. Het is niet langer slechts een voordeeltje dat de baas medewerkers gunt, maar een essentieel onderdeel van het nieuwe werken. De coronacrisis heeft laten zien dat tijd- en plaats-onafhankelijk werken kan. Nu is het afwachten in hoeverre bedrijven hierop doorpakken en hun beleid duurzamer inrichten.
Arcadis onderzocht de uitdagingen en kansen van werken in een anderhalvemetersamenleving. Lees de tips en aanbevelingen voor de transitie naar het anderhalvemeter-werken in onderstaand document:
Bron: Arcadis | Beeld: Adobe Stock
