De pandemie legde Jaarbeurs bijna volledig plat. Maar ze komen terug, en zijn duurzamer dan ooit

Topondernemer Jan Aalberts van Aalberts Industries zei ooit, als je in crisistijd je bedrijf opzet, overleef je het altijd. Als iemand daar ervaring mee heeft, is het Jaarbeurs wel. Opgericht in 1917 tijdens de Eerste Wereldoorlog om uit de daaruit voortvloeiende handelsimpasse te komen, besloten een wethouder, de hoofdredacteur van het Utrechts Nieuwsblad en een telg van de familie Fentener van Vlissingen in actie te komen.

Ze organiseerden een daadwerkelijke jaarbeurs waar artikelen als tabak, hoofddeksels en kousen werden verhandeld. Sindsdien doorstond het bedrijf nog een wereldoorlog, een oliecrisis, de internetbubbel en de financiële crisis. Bij het veerkrachtige bedrijf dat de Jaarbeurs daardoor is geworden, bracht covid daarom geen paniekreactie teweeg. En dat terwijl deze pandemie de evenementenbranche direct on hold zette.

Omgaan met een crisis

CEO Albert Arp en Chief Sustainability Officer Marloes van den Berg zitten er energiek bij op het hoofdkantoor, ze zijn zichtbaar niet snel van slag te brengen. Arp: “Omgaan met een crisis zit in ons DNA. Het is net als topsport: als je een wedstrijd verliest, weet je hoe je de volgende moet winnen.” Arp is zelf fervent fietser en weet wat er nodig is als je met een uitdaging te maken hebt. “Veerkracht en optimisme. Het zit in het gebouw, de stad en de bedrijven om ons heen."

“Als je een wedstrijd verliest, weet je hoe je de volgende moet winnen”

En het is eigenlijk ook weer een hoopvolle tijd. Als ik afga op signalen uit de markt en onderzoeken over de verwachtingen van onze sector wereldwijd, dan zien de komende jaren er juist weer rooskleurig uit.” Hij haast zich wel te zeggen dat dat niet voor iedereen geldt. Ook bij de Jaarbeurs hebben ze mensen moeten laten gaan, en zullen concullega’s het zwaar krijgen. Weer een sportmetafoor: “Maar ik kan wel zeggen dat wij in de kopgroep rijden.”

Back to better

De Jaarbeurs is sinds 1917 uitgegroeid tot een internationale organisatie, met een dochteronderneming VNU Exhibitions met vestigingen in Shanghai en Bangkok. Maar het meest bekend is de organisatie van de 95.000 vierkante meters in hartje Utrecht waar tienduizenden standhouders per jaar hun producten en diensten presenteren. Eigenlijk nog net als honderd jaar geleden, maar dan vele malen groter. De gebouwen zijn inmiddels volgens de laatste inzichten ingericht om alle soorten evenementen, beurzen en meetings te laten plaatsvinden in alle vormen en groottes die je kunt bedenken.

Arp had net de balans weer flink in de zwarte cijfers gekregen, om de broodnodige verbouwing te kunnen opstarten. En toen kwam corona. Voor het eerst in de lange geschiedenis werd er op regeringsbevel een acute landelijke stop van evenementen afgekondigd met een lockdown. Het plan om van 95.000 naar 65.000 vierkante meter te gaan met een verbouwing van 300 miljoen lag dan ook direct even stil. Maar het is nog steeds actueel.

Leegstand

Arp heeft zich even rustig gehouden en pakt nu weer door. De verbouwing gaat er komen. Sterker, hij besloot van de uitdaging een kans te maken en zijn wens uit te werken om duurzaamheid tot in alle haarvaten van de organisatie te krijgen. Arp: “Al deze locaties, met uitzondering van China, staan 40 tot 50 procent van de tijd leeg. Dat is niet duurzaam.”

Omdat de live events stillagen, was er letterlijk tijd voor vernieuwing. Arp gaf gas, waar hij eerder nog wel eens een pas op de plaats moest maken omdat de aandacht voor duurzaamheid niet altijd bovenaan de agenda stond. “Niemand is tegen de wereldvrede en niemand is tegen duurzaamheid. Ik eet uit principe geen vlees en toen ik net CEO was, zoemde het door de wandelgangen: ‘Als hij maar niet denkt dat al onze restaurants straks vegetarisch worden. Dan gaan we failliet.’”

Als ervaren directeur weet Arp dat hij daarbij behoedzaam te werk moet gaan. “Als ik morgen zeg, we gaan het bedrijf radicaal groen leiden, dan vernietig ik het.” Dus haalt hij zijn inspiratie uit het Oosterse denken. Een van zijn favoriete spreuken: in de vertraging vind je de versnelling. Arp: “Dat heb ik letterlijk op het bedrijf toegepast tijdens de pandemie.”

“In de vertraging vind je de versnelling” 

Hij benoemde Marloes van den Berg tot Chief Sustainable Officer als lid van het directieteam. Zij was eerder Commercieel Directeur van het eigen portfolio aan evenementen en kende de organisatie als haar broekzak. Aan haar de taak om de toch wat traditionele wereld van de beurzen radicaal te veranderen. Ook bij Van den Berg zit het energieke optimisme in het bloed dat bij de organisatie lijkt te horen. Van den Berg: “De crisis versnelde onze duurzame ambities omdat we er sterker uit wilde komen.”

Maar eerst moest de organisatie honderden flex-contracten op nul zetten en van wel honderd mensen afscheid nemen. “Dat was verdrietig”, zegt Van den Berg. Ze legt uit dat het niet alleen bij intern banenverlies is gebleven. “We houden normaliter zo’n 3.000 mensen aan het werk rondom ons bedrijf, zoals alle horecaleveranciers en stand-bouwers. Daarom is het fijn dat we nu kunnen overstappen naar de volgende en ook duurzame fase: back to better.”

Duurzaam verleiden

De Jaarbeurs pakt die slogan letterlijk aan. Van den Berg heeft een interne en externe duurzame missie. Met haar team van 25 mensen werkt ze verschillende thema’s uit. Met een mobiliteitsplan voor alle werknemers wil Jaarbeurs het gebruik van het openbaar vervoer en de fiets aanmoedigen. Daar kwam weinig weerstand op. Dat wil niet zeggen dat Van den Berg nooit tegen hobbels aanliep: “In ons bedrijfsrestaurant serveren we geen vlees of vis meer en dat bleek niet iedereen direct te omarmen.”

Dus besloot haar duurzame team medewerkerssessies te organiseren via zoom, met externe sprekers. Zo legde hoogleraar Jan Rotmans van de TU Delft uit waarom het voor bedrijven zo belangrijk is om in te zetten op duurzaamheid. “Ons doel is om die olievlek te vergroten, eerst intern en dan ook extern.”

Dat wil Van den Berg ook doorvoeren in beurzen en evenementen. Haar aanpak: informeren en verleiden, niet onaangekondigd doorvoeren en verbieden. Van den Berg ziet daarvoor een belangrijke rol in de informatie en artikelen voor de klanten. “Hoe kunnen we bijvoorbeeld op de VSK-beurs voor de installatiebranche sessies over duurzaamheid organiseren en duurzame onderwerpen introduceren?”

“Ons doel is om die olievlek te vergroten, eerst intern en dan ook extern”

Voor de eigen evenementen doet de Jaarbeurs alle conceptontwikkeling zelf, dus daar kan ze de richting goed aangeven: “We willen onze klanten verleiden om gemakkelijk de duurzame keuze te maken. In onze webshop laten we eerst het duurzame tapijt en meubilair zien, daarna pas de andere soorten.” Daarnaast heeft de Jaarbeurs haar gehele horeca assortiment duurzaam aangepast. “We zoeken steeds naar duurzame alternatieven, inclusief de hotels waar de standhouders overnachten als ze op de beurs staan.”

Versneld door toeval

De grote opdracht voor Van den Berg is de meest duurzame locatie van Europa te worden. Dat doet ze niet zomaar, er is veel onderzoek aan voorafgegaan om te zien welke ontwikkelingen er zijn. Van den Berg: “Veel klanten van ons vinden duurzaamheid belangrijk, dus we spelen echt in op een groeiende behoefte.” Maar het mooie vindt zij ook, dat op een locatie waar jaarlijks 2,3 miljoen mensen samenkomen en waar 8.300 congressen, beurzen, evenementen en andere bijeenkomsten worden georganiseerd, echt verschil kan worden gemaakt door deze stappen te zetten. “Als je hier de duurzame plek creëert, gaat dat werken als een magneet.”

Arp is trots op Van den Berg. “We spelen in op de behoefte dat we in de toekomst minder live samenkomen, en laten zien dat we onze events in de nieuwe, hybride vorm kunnen uitvoeren. Dat is door de pandemie versneld.”  Zo zullen de bijeenkomsten in de Jaarbeurs worden aangevuld met online informatie voor- en achteraf. Van den Berg legt uit dat de mix ontstaat door mensen online te informeren en te betrekken, en ze live te binden en te behouden. Die combinatie is mogelijk nu door de nieuwe technieken en ervaring met online events. En ook een beetje door toeval.

“Als je hier de duurzame plek creëert, gaat dat werken als een magneet”

Arp moet lachen als Van den Berg hem aanspoort te vertellen. “Tijdens een lunch van Michael Bloomberg in New York zat ik naast Sohn Young, de Corporate President and Chief Strategy Officer of Samsung Electronics. Dat bedrijf heeft een imposante omzet van 220 miljard euro per jaar. Dus ik vertelde dat wij een omzet hebben van 150 miljoen euro per jaar, maar onze gehele industrie goed is voor acht miljard. Toen raakte Young geïnteresseerd.”

Hart vol leiderschap

De spontane ontmoeting kreeg een zakelijk vervolg. “Samsung is nu partner in onze digitalisering en dat helpt ons met de duurzame groei.” Deze hybride vorm geeft een andere impuls aan de vierkante meters van de beurs: een duurzame versnelling door van de nood een deugd te maken. Van den Berg is zelfs zo stoer om te zeggen dat ze eigenlijk hoopt dat haar functie in de toekomst overbodig wordt. “Het zou uiteindelijk allemaal zo met elkaar verbonden moeten zijn, zowel intern als extern, dat het logisch is dat iedereen elkaar blijft opzoeken, alle nodige duurzame kennis in huis heeft en verder kijkt dan zijn eigen verantwoordelijkheid om die kansen te pakken. Daar komen we sneller dan je denkt.”

“Verandering gaat nooit van ene op de andere dag”

Het is daarom een spannende tijd, een kantelpunt voor de branche. Arp: “Verandering gaat nooit van ene op de andere dag. Dus het gaat er om: hoe bouw je alles om zodat je een geleidelijke maar zeer gedegen transitie van je industrie nastreeft. Daar heb je dus geduld voor nodig. We willen het ook goed doen, omdat we het goed willen achterlaten. We voeren voor onze nieuwbouwplannen gesprekken met banken en financiers en die vragen ook, hoe zeker weet je dat je visie uitkomt? Dat is geloof, dat is het hart van de zaak dat ergens voor klopt, dat is het leiderschap dat je moet hebben. Toen ik hier kwam, ging het alleen over zonnepanelen. Nu gaat vol het gas erop, en dat doet Marloes met haar team.”

Leer hier meer over de visie op leiderschap van Albert Arp en lees hier meer over de duurzame visie van Marloes van den Berg.